Acquisti · Logistica · Amministrazione
Contestazioni e resi ai fornitori: dalla segnalazione alla chiusura effettiva.
Una merce difettosa, una quantità errata o una consegna non conforme possono coinvolgere acquisti, magazzino e amministrazione. AIDA mantiene un’unica pratica, segue gli impegni del fornitore e controlla ciò che manca.
Una risposta non conclude il processo.
“Emetteremo una nota di credito” è un impegno da verificare. La pratica resta aperta finché il documento non arriva e non supera i controlli previsti. Lo stesso vale per ritiri, spedizioni e sostituzioni.
Come si svolge il workflow
- Apertura: la persona fotografa il prodotto danneggiato e il barcode. AIDA legge il codice e recupera automaticamente dal gestionale prodotto, fornitore e ultimo DDT o fattura immediata, collegandoli alla pratica.
- Verifica: controlla i dati richiesti e segnala incongruenze o informazioni mancanti.
- Gestione della contestazione: prepara le attività e le comunicazioni previste; le decisioni fuori regola passano al responsabile.
- Accordo: registra la soluzione concordata, chi deve agire e quali eventi sono attesi.
- Controllo: segue documenti, movimentazioni e scadenze, attivando i solleciti configurati.
- Chiusura: verifica tutte le condizioni del caso e mantiene il riepilogo delle attività svolte.
Quattro esiti da seguire
Nota di credito
Attende il documento e ne verifica i riferimenti e la coerenza con la contestazione. Un documento mancante o non coerente mantiene aperta la verifica.
Spedizione a nostro carico
Coinvolge il magazzino e segue la preparazione e la spedizione della merce. La sola istruzione di spedire non è prova dell’avvenuta spedizione.
Ritiro del fornitore
Segue l’appuntamento e verifica il ritiro effettivo del corriere. Un ritiro saltato genera una nuova attività da gestire.
Sostituzione
Segue la nuova consegna e il relativo DDT, con le verifiche concordate su articolo e quantità. Eventuali difformità richiedono un nuovo passaggio.
Quando interviene una persona
Rifiuto della contestazione, proposta alternativa, dati contraddittori o decisioni oltre le autorizzazioni configurate vengono assegnati a un responsabile. Soglie, tempi di sollecito e approvazioni si definiscono con il tuo team.
Quando si chiude la pratica
Solo quando tutte le condizioni previste dall’accordo sono soddisfatte. Se sono richiesti sia il ritiro sia la nota di credito, il completamento di uno solo dei due non basta.
Da configurare insieme: sorgenti dei documenti, eventi del gestionale e del magazzino, controlli, autorizzazioni e regole per le eccezioni. Le integrazioni effettive dipendono dai sistemi disponibili.