Vendite · Assistenza · Magazzino
Resi dei clienti: una pratica unica dalla richiesta alla soluzione concordata.
Il cliente invia una richiesta, l’assistenza raccoglie le informazioni, il magazzino verifica il rientro e l’amministrazione gestisce gli eventuali documenti. Il workflow coordina questi passaggi, rendendo espliciti responsabilità, attese e condizioni di completamento.
Autorizzazione e completamento sono due momenti diversi.
L’autorizzazione al reso avvia le attività successive. La pratica può richiedere ancora il rientro della merce, una verifica tecnica, una sostituzione o una gestione amministrativa. Ogni passaggio previsto deve essere verificato.
Come si svolge il workflow
- Raccoglie la richiesta: cliente, ordine, articolo, quantità, motivo e documenti disponibili.
- Verifica le informazioni: individua dati mancanti e controlla i requisiti configurati secondo le condizioni applicabili.
- Gestisce l’approvazione: assegna al responsabile le decisioni richieste e registra la soluzione autorizzata.
- Coordina il rientro: segue istruzioni, eventuale ritiro e ricezione effettiva della merce.
- Segue la verifica: raccoglie l’esito del magazzino o dell’assistenza e gestisce le difformità.
- Completa la soluzione: segue sostituzione, riparazione o attività amministrativa prevista, fino alla comunicazione conclusiva.
Le attese che restano sotto controllo
Informazioni mancanti
La pratica resta in attesa dei dati necessari. La risposta del cliente viene ricondotta alla richiesta originaria.
Merce in rientro
Un ritiro prenotato non equivale alla ricezione. Il processo segue l’evento di ingresso e le verifiche concordate.
Esito della verifica
Quantità differenti, articoli non corrispondenti o esiti dubbi richiedono una valutazione del responsabile.
Soluzione concordata
La pratica segue il completamento della soluzione approvata. Le operazioni economiche restano soggette alle autorizzazioni definite.
Un esempio
Un cliente richiede la sostituzione di un articolo. Il reso viene autorizzato, ma la pratica resta aperta durante il rientro. Dopo la verifica della merce, il processo segue la nuova spedizione e gli ulteriori controlli previsti. Un’anomalia torna al responsabile, senza chiudere automaticamente la richiesta.
Cosa definiamo con il tuo team
Tipologie di richiesta, documenti necessari, condizioni applicabili, passaggi di approvazione, eventi di magazzino, tempi e messaggi. Le regole devono riflettere le politiche aziendali e gli obblighi applicabili; il workflow non decide autonomamente condizioni commerciali o diritti del cliente.
Chiusura: tutte le attività previste sono completate, la soluzione è registrata e il cliente riceve la comunicazione concordata. Canali e integrazioni si verificano sui sistemi disponibili.