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Dal credito aperto all’incasso: ogni passaggio seguito e verificato.
La persona seleziona il credito da gestire. AIDA recupera i documenti, invia i solleciti previsti, segue le risposte e mantiene la pratica aperta fino all’incasso verificato, secondo le regole definite con l’amministrazione.
Come segue la pratica l’agente AIDA
- La persona seleziona il credito: individua cliente e partite da seguire e definisce regole, tempi e autorizzazioni.
- Primo sollecito: l’agente recupera le fatture interessate e le allega alla comunicazione insieme all’estratto conto. Registra invio, destinatario e scadenza attesa.
- Secondo sollecito e risposte: verifica prima lo stato aggiornato del credito; se ancora aperto e previsto dalle regole, invia il secondo sollecito. Collega alla pratica risposte e documenti ricevuti.
- Contestazioni e confronto: raccoglie i motivi della contestazione, coinvolge l’amministrazione e applica le regole concordate per sospendere o riprendere i solleciti. Quando serve un confronto, organizza una call e fissa l’appuntamento nel calendario secondo le disponibilità.
- PEC: alla scadenza prevista e secondo le autorizzazioni configurate invia la comunicazione e conserva le ricevute di accettazione e consegna.
- Passaggio al legale: se previsto e autorizzato, prepara e trasmette all’avvocato il fascicolo con fatture, estratto conto, solleciti, PEC, ricevute, contestazioni e gli ulteriori documenti richiesti per il caso. Le valutazioni e le azioni legali restano al professionista.
La pratica si chiude quando arriva l’incasso
AIDA controlla gli incassi in ogni fase e verifica che il pagamento si riferisca al credito seguito. Una promessa di pagamento, una PEC inviata o l’invio del fascicolo all’avvocato non equivalgono all’incasso.
Pagamento completo: chiude la pratica dopo la verifica. Pagamento parziale: aggiorna il residuo e mantiene aperta la parte ancora da incassare. Se i dati non permettono un abbinamento certo, coinvolge l’amministrazione.
Un agente che mantiene il contesto
Il workflow definisce passaggi e controlli; l’agente segue lo stato della pratica, attende risposte e documenti e riprende il lavoro quando arriva un nuovo evento. Conserva lo storico e porta al responsabile le eccezioni che richiedono una decisione.
Da configurare insieme
Colleghiamo gestionale, documenti, email, PEC, calendario e dati degli incassi disponibili. Definiamo destinatari, tempi, modelli di comunicazione, autorizzazioni, controlli e condizioni di passaggio al legale. Le funzioni effettive dipendono dalle integrazioni disponibili e dal perimetro concordato.