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Ordini e conferme: dai dati ricevuti a un ordine verificato e condiviso.
Ordini incompleti, conferme diverse dalla richiesta e variazioni comunicate in momenti successivi generano attività distribuite tra email, documenti e gestionale. Il workflow raccoglie i riferimenti in una pratica e segue le verifiche necessarie.
Ricevere un documento non significa avere una conferma valida.
Articoli, quantità, prezzi, date e riferimenti devono essere confrontati secondo le regole concordate. Le differenze rilevanti richiedono una decisione: il processo mantiene aperta la verifica fino alla soluzione.
Come si svolge il workflow
- Ricezione: raccoglie l’ordine o la conferma dai canali integrati e identifica cliente o fornitore.
- Estrazione e verifica: organizza i dati richiesti e controlla completezza, riferimenti e possibili duplicati.
- Confronto: verifica la corrispondenza con i dati disponibili nel sistema aziendale.
- Gestione delle differenze: richiede chiarimenti o assegna le anomalie al responsabile.
- Approvazione e aggiornamento: esegue i passaggi autorizzati e registra gli esiti previsti dall’integrazione.
- Conferma conclusiva: verifica che dati e decisioni siano allineati e che le comunicazioni previste siano state completate.
Cosa succede se qualcosa cambia
Informazioni mancanti
La pratica indica quali dati servono e a chi richiederli. Una risposta successiva riattiva la verifica.
Prezzo o quantità diversi
Le differenze vengono confrontate con le tolleranze configurate. Quelle fuori soglia passano al responsabile.
Data modificata
La variazione viene sottoposta ai controlli concordati e comunicata alle persone interessate, evitando che rimangano versioni discordanti.
Documento duplicato
I controlli sui riferimenti aiutano a riconoscere documenti già trattati. I casi ambigui richiedono una verifica prima di nuove registrazioni.
Un esempio
Un fornitore conferma solo una parte della quantità richiesta e propone una data diversa. Il workflow evidenzia entrambe le differenze e coinvolge gli acquisti. La pratica rimane aperta fino alla decisione e alla registrazione della conferma corretta.
Il confine del processo è esplicito
Il workflow “Ordini e conferme” può concludersi quando l’ordine è verificato, approvato e registrato secondo il perimetro definito. Se occorre seguire anche consegna, ricezione o pagamento, questi diventano ulteriori passaggi o workflow collegati: la conferma dell’ordine non ne dimostra il completamento.
Da configurare insieme: canali, formati dei documenti, anagrafiche, regole di confronto, tolleranze, autorizzazioni e integrazioni. Nuovi impegni commerciali e variazioni fuori regola richiedono l’approvazione prevista.