Azienda di TrasportiGENERAZIONE AUTOMATICA DEGLI ORDINI D'ACQUISTOclassificazione dei documenti aziendali
IL CLIENTE
L’azienda Cliente fondata nel 1953, è una realtà storica e consolidata nel settore della logistica e della distribuzione. Con una struttura composta da 12 Centri Operativi collegati quotidianamente e una flotta di circa 200 mezzi, l’azienda garantisce un servizio capillare in tutta Italia, effettuando ritiri e distribuzione nell’arco di 24-48 ore. La combinazione di oltre 70 anni di esperienza e una costante voglia di innovazione ha spinto il Cliente a rivolgersi alle soluzioni di intelligenza artificiale per ottimizzare i propri processi operativi e migliorare l’esperienza dei clienti. Scopri come il Cliente. ha ridotto del 100% gli ordini inesitati nel corso dei primi sei mesi dal lancio grazie ad AIDA STREAMLINE.
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RICHIESTE CONVERTITE CON SUCCESSO IN ORDINI DI ACQUISTO
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RIDUZIONE TEMPI DI ELABORAZIONE DELLE RICHIESTE
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RIDUZIONE DEGLI ERRORI DI COMPILAZIONE NEGLI ORDINI
LE NECESSITà
Il cliente si trovava ad affrontare una sfida complessa nella gestione e classificazione dei documenti aziendali, in particolare gli ordini di trasporto ricevuti dai clienti via email.
Questi ordini non erano standardizzati, presentandosi spesso in formati differenti o addirittura sotto forma di testo libero nel corpo delle email. Questo rendeva difficile la classificazione automatica e richiedeva che gli operatori estraessero manualmente le informazioni necessarie, un processo lungo e soggetto a errori, con informazioni incomplete o imprecise.
Per ridurre i costi operativi e ottimizzare il processo di caricamento e classificazione dei documenti aziendali nei sistemi di gestione, l’Azienda necessitava di una soluzione che fosse in grado di automatizzare queste operazioni senza interrompere le abitudini dei clienti. L’obiettivo era migliorare l’efficienza interna senza sacrificare la relazione con i clienti storici, già abituati a pratiche consolidate.
SOLUZIONE PROPOSTA
Per risolvere queste problematiche, il Cliente ha implementato AIDA Streamline, integrandola nel sistema di gestione degli ordini via email. Questa soluzione ha rivoluzionato il processo attraverso una serie di interventi mirati:
- Riconoscimento Automatico delle Email: AIDA Streamline riconosce automaticamente le email inviate dai clienti, distinguendo quelle già censite e quelle nuove, facilitando così la classificazione dei documenti aziendali.
- Estrapolazione delle Informazioni: AIDA Streamline estrae tutti i dati rilevanti dai documenti allegati o dal corpo delle email, come prodotti, quantità, indirizzi e altre specifiche, riducendo il carico manuale sugli operatori.
- Consultazione dello Storico Cliente: In caso di dati mancanti, AIDA recupera autonomamente le informazioni dallo storico cliente, migliorando la precisione e l’efficienza del processo di caricamento dei documenti aziendali.
- Generazione di Ordini Parziali: Anche con informazioni incomplete, AIDA è in grado di generare ordini di acquisto parziali, inviando un alert agli operatori con una lista dei dati mancanti o da verificare.
- Miglioramento del Database Clienti: AIDA segnala agli operatori eventuali discrepanze o dati incompleti, permettendo una revisione continua del database clienti, con un conseguente miglioramento della qualità delle informazioni aziendali.
RISULTATi
“Per valutare le perfomance di AIDA nella fase di lancio, abbiamo dato istruzione a tutti gli operatori procedere come di consueto alla lavorazione manuale degli ordini pervenuti via email, prendendo nota delle richieste gestite. Il nostro intento era quello di verificare quante e quali email sarebbero sfuggite all’IA, ma abbiamo potuto constatare che il numero delle richieste gestite dagli operatori era inferiore a quelle gestite di AIDA, che invece è stata in grado di processare il 100% degli ordini.”
L’implementazione di AIDA Streamline ha portato a risultati straordinari per l’Azienda nei primi sei mesi, con una drastica riduzione delle inefficienze legate alla gestione manuale degli ordini.
- 100% delle richieste convertite in ordini di acquisto: AIDA ha garantito che ogni richiesta inviata dai clienti venisse processata correttamente, eliminando il rischio di ordini persi.
- 75% di riduzione dei tempi di elaborazione: L’automazione della classificazione dei documenti aziendali ha ridotto drasticamente i tempi necessari per l’elaborazione degli ordini, migliorando l’efficienza operativa.
- 99% di riduzione degli errori di compilazione: L’eliminazione degli errori manuali ha aumentato la precisione degli ordini, garantendo un’esecuzione impeccabile e riducendo gli errori nel processo di gestione.
- Ottimizzazione del database clienti: Grazie alle segnalazioni di AIDA, il database è stato costantemente aggiornato e migliorato, aumentando la qualità e la precisione delle informazioni disponibili.
- Aumento della soddisfazione del personale: Gli operatori, liberati dalle attività ripetitive, hanno potuto concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.
Conclusioni
La scelta del Cliente di implementare AIDA Streamline ha risolto le problematiche legate alla gestione manuale degli ordini e ha aperto nuove opportunità di crescita. Soddisfatta dai risultati ottenuti, Matricardi pianifica ora di estendere l’utilizzo di AIDA con l’integrazione di AIDA Connect, un sistema di risponditore automatico WhatsApp, per ricevere ordini anche tramite questo canale, migliorando ulteriormente la classificazione dei documenti aziendali e l’efficienza operativa complessiva.
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